管理委託会社の選定・変更

不動産運用における管理の委託先としてＡＭ（アセット・マネジメント）会社とＰＭ（プロパティ・マネジメント）会社とＢＭ（ビルメンテナンス）会社があります。
ＡＭ会社は、個別不動産の管理ではなく、複数の物件を同時に、かつ、購入から運用、売却まで総合的に管理（総括管理）します。ＡＭ会社の目的は、不動産投資全体で運用成績を上げることにありますので、個別不動産の日常運用は、ＰＭ会社に委託して、指図を行ないます。一般的には、不動産ファンドなど、多くの物件の購入、運用、売却を同時並行的に行なっている会社に対して、投資資金の総括運用代行を行ないます。
ＰＭ会社は、個別不動産の運用実務一切を引き受ける会社です。行なう業務の具体的内容は、ほぼ管理代行業務に該当します。ＢＭ会社を管理・監督・指導する立場でもあります。
ＢＭ会社は、個別不動産の建物作業管理（清掃、設備保守、警備等）を行なう会社です。行なう業務の内容は、ほぼ建物管理業務に該当します。
個別不動産の管理委託を検討する場合の対象会社としては、ＡＭ会社は適当でないものと考えられます。ＡＭ自体は有用ではありますが、個別不動産単体での対費用効果を考えると得策ではありません。また、管理代行業務をＰＭ会社、建物管理業務をＢＭ会社に分離して別会社に委託した場合は、ＰＭ会社とＢＭ会社の相互間の連絡や、責任の範囲について、不明確な部分が生じる可能性があります。
ＰＭが主体でＢＭも行なっている会社（関連会社が行なっている場合も含む）、または、ＢＭが主体でＰＭも行なっている会社（関連会社が行なっている場合も含む）に、管理代行業務と建物管理業務を一括委託する方法が最も好ましいと考えられます。

管理委託会社の選定については、出来るだけ多くの会社から見積書を徴収します。その際、見積内容（項目）を予め指定して、見積もりに含まれる項目・仕様に差異が生じないようにするのと同時に、提出された見積書の比較検討を容易に行なえるようにします。現行の管理委託会社（売主が契約した管理委託会社）がある場合は、管理委託会社変更を検討している旨を告げて、要望があれば見積に参加させます。

見積参加会社から提出された見積書を精査し、項目ごとの内容や費用の比較を行い、値交渉を行なって、場合によっては二次見積、三次見積を提出させます。
その上で、最終的に2～3社に絞り込みます。絞り込む際は、会社の規模や見積金額だけでなく、提出された見積書と付属説明書の内容を分析して信頼性と経済性の両面から審査する必要がありますので、専門家の意見を聞くことが必要です。
書類審査で選定した2～3社について、面談を行い、管理方針、管理体制、協力会社とのタイアップ体制等をヒアリング審査します。通常、一社について一時間から一時間半かけて行い、各社にプレゼンテーションを行なわせた上で、各社に同じ質問を行ないます。面談には、責任者と担当者を出席させます。また、第一印象も重要ですので、印象を比較しやすいように、出来れば各社とも同日に行ないます。
ヒアリングの中で、見積参加会社が実際に受託管理している物件の名称、所在等を確認して、当該物件の管理状況を実地調査します。場合によっては、当該物件の現地案内を依頼します。

書類審査、ヒアリング審査、実地調査の結果に基づき、一社に絞り込んだ時点で再度値交渉を行ないます。管理委託報酬を確定させた後、委託契約書の中で、委託条件の詰めを行ないます。この時点で他社の見積書や説明書を参考にしながら好条件を盛り込んでいきます。また、見積書や説明書で記載されていた内容が契約書に反映されていないケースが多々ありますので、十分チェックします。
現行の委託会社がある場合は、管理委託契約書締結後、実務の引継ぎをスタートします。
現行の委託会社の責任者との面談や、現場担当者との書類引継ぎなど、実務の引継ぎの要所は、専門家に同席を依頼します。